Bestellung per Mausklick

Erst einmal ausfüllen! Erst einmal "einen Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars zur Bestätigung der Richtigkeit des Durchschriftexemplars..."! Der Song von Reinhard Mey stammt aus den 70ger Jahren. Aber in vielen Behörden und auch in manchen Firmen hat er heute noch Gültigkeit. Wehe dem, der eine neue Druckerpatrone oder einen neuen Kugelschreiber braucht. Da heißt es in guter deutscher Amtsstubenmanier: erst mal den Beschaffungsauftrag mit sieben Durchschlägen ausfüllen. Der wandert zur Genehmigung an den Vorgesetzten, zur Überprüfung an die Verwaltung, zur Bestellung an den Einkäufer, zur Abwicklung an den Lieferanten, zur Eingangsbestätigung an den Lageristen, zur Rechnungsbegleichung an die Finanzbuchhaltung und schon – wenn alles gut geht – ist die Druckerpatrone drei Wochen später da. Vorausgesetzt, keiner der Beteiligten hat gerade Urlaub oder ist krank. Das wäre dann – wie es so schön heißt - dumm gelaufen!

Betriebswirtschaftlich gerechnet ist diese Art des Einkaufes ein Super GAU. Denn die relativ billigen Verbrauchsartikel wie Radiergummis und Schreibblöcke, die wertmässig gerade mal 10 Prozent des Bestellvolumens einer Firma ausmachen, verursachen rund 70 Prozent der Prozesskosten beim Aufwand für Bestellung und Lieferung.
Man muß nur die Rechnung aufsetzen:

• Bedarfsanforderung aufsetzen 15 Minuten
• Bedarfsanforderung genehmigen 15 Minuten
• Daten im Einkauf prüfen 6 Minuten
• Bestellung in EdV anlegen 18 Minuten
• Bestellung an Lieferanten faxen 3 Minuten
• Manuelle Auftragsverfolgung 15 Minuten
• Wareneingang prüfen 15 Minuten
• Ware verteilen 8 Minuten
• Rechnungsverarbeitung 10 Minuten

Summe 105 Minuten

Aus heutiger Sicht ist eine solche Bestellung über Telefon, Fax und Zettelwirtschaft reine Zeitverschwendung. Die Lösung nennt sich E-Procurement. Denn diese Softwarelösungen zur elektronischen Beschaffung von (Büro-) Material schaffen es mühelos, zwei Drittel der Zeit einzusparen. Der Einkauf wird billiger und effizienter. Aber die Zeit- und Kostenersparnis sind gar nicht mal die einzigen Vorteile. Auch für die Mitarbeiter im Unternehmen wird die Bestellung insgesamt einfacher. Papiervordrucke gehören der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter wählen im Intranet aus einem Katalog aus. Der ist meist schon mit allen Daten des Lieferanten gefüttert. So erleichtern Bilder und exakte Typenbezeichnungen das Suchen. Ein lästiges Nachhaken in der EDV, welche Bestellnummer denn die benötigte Tonerkartouche für den Laserdrucker HP 5L hat, entfällt. Zudem werden auch die Kosten, die man mit dem Auftrag verursacht, gleich mit angezeigt. Nach dem Mausklick funktioniert alles weitere elektronisch: das Beschaffungsprogramm erzeugt von sich aus eine Bestellung im ERP – System des Unternehmens. Damit aber nicht genug: es informiert auch gleichzeitig den entsprechenden Vorgesetzten per Mail, dass auf seiner Kostenstelle Ausgaben entstehen. So könnte bei umstrittenen Anschaffungen der Prozess noch gestoppt werden.

Das E-Procurement-System sammelt alle Bestellungen des Tages und sendet sie nachts gebündelt per elektronischem Datentransfer an das EDV-Systems des Lieferanten, mit dem man einen Rahmenvertrag hat. Dort werden die Bestellungen direkt nach Abteilungen sortiert gepackt und binnen 24 Stunden ausgeliefert. Eine kostenintensive Lagerhaltung wird für das Unternehmen fortan überflüssig. Wird der Erhalt der Ware bestätigt, generiert das E-Procurement-System automatisch die Rechnung. Größter Vorteil dabei: da das Einkaufssystem an das ERP System des Unternehmens angeschlossen ist, wird auch direkt auf die richtige Kostenstelle gebucht. Eine umständliche Rechnungsprüfung entfällt. Kamen sonst Monat für Monat 23 Seiten lange Sammelrechnungen, auf denen jede Position einzeln geprüft und der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden mußte, erledigt das System diese Arbeit durch ein sogenanntes Wareneingangsgutschriftsverfahren automatisch. Das freut auch die Lieferanten. Sie kommen schneller an ihr Geld.

Die elektronische Bestellung von Büromaterial ist dabei nur der Anfang. Schon haben Unternehmen die Vorteile erkannt, die ein elektronischer Einkauf auch bei Materialien bringt, die in ihre eigenen Produkte eingehen. So kann beispielsweise ein Pumpenhersteller, der als eine Komponente Wälzlager benötigt, seine Lieferanten bitten, die Angebote dafür online in einem elektronischem Formular abzugeben. Die einzelnen Angebote lassen sich fortan viel schneller und besser vergleichen. Ein weiteres Einsatzszenario für die elektronische Beschaffung liegt beim Einkauf von sehr hochpreisigen, aber selten zu besorgenden Materialien. Ein Beispiel: Ein Fuhrunternehmer braucht drei neue LKW. Statt nun die Anbieter alle einzeln abzuklappern, können auch hier weltweit Angebote online eingeholt werden. Der Vorteil: man kann durch verschiedene Spielarten der dynamischen Preisfindung, beispielsweise durch elektronische Auktionen, die Anbieter unter Druck setzen. Oft mit dem Ergebnis, dass der Einkauf billiger wird.

"Die Einführung eines E-Procurement – Systems ist heute eigentlich keine große Sache mehr", weiß Susanne Schmidt, Leiterin des Fachbereichs E-Procurement der IDS Scheer. "Von der Ist-Aufnahme über die Modellierung des Soll-Konzeptes bis zur Umsetzung und Produktivschaltung brauchen wir etwa drei bis vier Monate." Und auch die Kosten für Beratung, Hard- und Software spielen sich meiste binnen eines Jahres wieder ein. Ein vielleicht extremes Beispiel ist Delag Delaval. "Durch die Einführung einer "Bestellung per Mausklick" und die damit zusammenhängende Abschaffung des zentralen Büromateriallagers konnten wir deutliche Einsparungen erzielen", bilanziert Delag- Projektleiter Roland Reuters. "Die Kosten der Projektrealisierung betrugen nur ein Viertel der bisherigen jährlichen Aufwendungen wie Personalkosten, Raummiete und Lagerkosten." Bereits nach drei Monaten hatte sich die Anschaffung amortisiert. Seither wird richtig gespart. Zudem ist die neue Art des Einkaufens bei den Mitarbeitern so gut angekommen, dass neben dem Büromaterial jetzt auch EDV-Zubehör und Werkzeuge übers E-Procurement System bestellt werden. "Man muss aber nicht bei allen Kunden immer bei Null angefangen", weiß Schmidt. "Bei der Deutschen Welle beispielsweise stießen wir auf ein von dem Rundfunksender eigen entwickeltes System des elektronischen Einkaufs. Einziger Nachteil dort: das selbst gestrickte Programm konnte nicht in die übrigen bestehenden EdV-Systeme integriert werden." Doch jeder Medienbruch führt automatisch zur Prozessverlängerung. So wurde auf Anraten der IDS Scheer Berater bei der Deutschen Welle die SAP-Software "Enterprise Buyer Professional" installiert. Der Projektleiter der Deutschen Welle, Eberhard Burmester, zieht eine positives Fazit: "Zwar war der Einstieg in die digitale Welt des Einkaufs für uns mit zusätzlichem Know-How Aufbau und auch einem höheren Systempflegeaufwand verbunden. Demgegenüber stehen aber heute Qualitätssicherung, Wirtschaftlichkeit und ein geringerer Arbeitsanfall. So liessen sich die Bestellkosten deutlich reduzieren und die Transaktionen verlaufen insgesamt schneller und sicherer."

Auch die Einkäufer sind zufrieden. Sie haben jetzt endlich wieder Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Denn seit jeder Mitarbeiter selbst im System nachschaut, an welcher Stelle sein Auftrag gerade bearbeitet wird, entfallen die zeitraubenden Anrufe: "Hast Du mir das denn auch wirklich bestellt?" Einziger Wermutstropfen vielleicht: es kommen auch keine kleinen Bestechungsgeschenke mehr mit der Bitte: "Diese Flasche Wein, damit Du meine Bestellung vorziehst." Da ist das System einfach gnadenlos gerecht.

(Erschienen im "Scheer Magazin" 4.2001)